Este post podría ser motivo de un libro entero. Pero quería resumiros en cierta forma, algunos aspectos del uso de la tecnología que nos ayudarán a ser más productivos.
Limpia tu ordenador
No se trata de tener sin polvo tu computadora (que también), sino de desocupar la máximo posible tu disco duro. Un disco duro lleno ralentiza enormemente el rendimiento de tu máquina y eso desespera a cualquiera. Revisa todo el software instalado y borra aquel que no usas o no has usado en mucho tiempo.
Utiliza algún servicio en la nube para mantener tus archivos más importantes ahí. Actualmente existen plataformas que te proporcionan hasta 50Gb de forma gratuita. Algunas plataformas que puedes probar son: Dropbox, Google Drive, OneDrive de Microsoft, etc…
Revisa tus carpetas y archivos. Seguro que hay un montón de cosas que puedes borrar porque son trabajos ya completados. Sin embargo no tienes porque perder esa información. Compra un disco duro externo y vacía esas carpetas de tu ordenador. Para saber qué carpetas ocupan más en tu ordenador y visualizar de una manera sencilla el contenido de tu disco duro, yo uso WindirStat. Es un programa muy sencillo pero que me ayuda mucho a realizar mi limpieza mensual de ficheros y carpetas. Me permite visualizar rápidamente las carpetas que ocupan más espacio y yo decido si las borro directamente o hago una copia en mi disco duro externo antes de eliminarlas.
Atajos de teclado
No puedo expresarte el tiempo que me he ahorrado usando los atajos de teclado. Todos los sistemas operativos, gestores de correo y programas, tienen sus propios atajos de teclado. Solo te daré un ejemplo: ¿sabías que en Windows para abrir el explorador de archivos existe el atajo conformado por la tecla de Windows + la letra E ? ¿Cuánto tiempo crees que me ahorro cada vez que tengo que abrir el explorador? Y así con infinidad de acciones. Busca en Internet esos atajos y practícalos una y otra vez. Al cabo del año serán horas que habrás ganado.
Teclea más rápido
Al igual que en el caso anterior, si pasas muchas horas en frente del ordenador redactando informes, te será muy útil aumentar tu velocidad de escritura. Realiza un test online de tu velocidad y comprueba cuántas palabras por minuto (ppm) puedes escribir. Si estás por debajo de 20, eres realmente lento. Tu objetivo debería ser llegar a las 50 ppm. Yo usé la página Artypist para mejorar mi velocidad. Es gratuita.
Ahora calcula. Supongamos que tienes que escribir 48,000 palabras de un informe. A un ritmo de 20 ppm te llevará una semana laboral (40 horas), terminar el informe. Pero si tu ritmo fuera de 50 ppm, solamente ocuparías 16 horas.
Usa un gestor de contraseñas
En la actualidad, con todos los servicios online y redes sociales que existen y que piden registro, es probable que ya pierdas el conocimiento sabiendo qué contraseña pusiste en cada servicio. Algunos no piden ningún requisito, otros piden que la contraseña tenga números y letras, y otros que esté entre 7 y 10 caracteres. Ante esta variedad es casi imposible usar una misma contraseña, o aunque así fuera, eso supondría un riesgo de seguridad. Para ello existen los gestores de contraseñas, donde se pueden almacenar infinidad de ellas conociendo únicamente la contraseña maestra. Personalmente me gusta el servicio de KeePas, pero puedes escoger el que sea de tu preferencia. No únicamente tendrás tus contraseñas ahí, sino que además podrás realizar generaciones automáticas sin tener que rebanarte el cerebro usando reglas nemotecnias para recordar una contraseña. Además la mayoría de servicios son multiplataforma, con lo que no deberás preocuparte del dispositivo que uses.
Como consejo adicional, cuando te suscribas a un servicio, y si usas Gmail, te recomiendo que le agregues una extensión a tu nombre de usuario específico para esa plataforma. Así sabrás si están vendiendo tu correo de contacto. Me explico. Gmail permite agregar un símbolo + a tu nombre de usuario, y seguir recibiendo el mail. Pondré un ejemplo. Digamos que mi correo es carles@gmail.com, y me suscribo a una tienda que se llama Focus. El correo que usaré para registrarme será carles+focus@gmail.com. Si yo recibiera un correo con publicidad no deseada a ese correo, sabría que Focus ha usado incorrectamente mi información.
EJERCICIO: Aplica las sugerencias sobre atajos de teclado, aumento de velocidad de escritura y de gestión de contraseñas expuestas en el capítulo.
