La regla dice: «si puedes hacer algo en menos de dos minutos, hazlo ahora».
¿Fácil verdad? De hecho podría terminar el capítulo aquí. Pero la realidad es que esta regla es tan poderosa como peligrosa si no se usa bien. Por eso es conveniente explicar un poco más detalladamente en qué consiste esta regla y presentar sus pros y contras para que le saques su mayor potencial.
Originalmente esta regla debería usarse en el momento en que estás procesando tus listas de tareas. Si en ese momento te encuentras con alguna acción que requiera menos de dos minutos, pues la haces y ya te olvidas de ella. Pudiera ser una llamada de teléfono, enviar un correo electrónico, o consultar cierta información. Pero en muchas ocasiones, esos inputs cuyas acciones requieren menos de dos minutos, nos vienen mientras estamos con otra cosa. Entonces la pregunta lógica a hacerse es: ¿debo hacerlas en el momento, o anotarlas en mi lista de tareas? Aquí es donde yo uso la matriz de Eisenhower. Aunque la matriz se puede usar para cualquier input, yo solamente la uso para aquellos que orientativamente pienso que me llevarán menos de dos minutos. ¿Vale la pena dejar lo que estoy haciendo por esta acción de menos de dos minutos?
La matriz nos dice que si es urgente e importante, sí vale la pena. En cambio si no es importante ni urgente, más vale que lo deseches. Entremedio tenemos algo importante pero no urgente, en cuyo caso lo anotas en la lista. Y por último si no es importante pero es urgente, deberías intentar delegarlo (en un tiempo posterior, no ahora).
Obviamente este es un proceso mental rápido, no queremos estar analizando cada input de tal forma que nos lleve una eternidad saber qué tenemos que hacer con él. Con la práctica cada vez sabrás qué decisión es mejor para cada caso.
Así que la regla de los dos minutos tiene varias ventajas, entre las que encontramos la agilización de nuestra lista de tareas. Te va a llevar más tiempo ponerla en tu bandeja de entrada que hacerla. También libera tu mente de tener esa ‘mini’ actividad constantemente en tu subconsciente.
Por el contrario, tienes que vigilar que la tarea no te lleve más de dos minutos y que no la estés aplicando constantemente de forma que te interrumpa cada dos por tres lo que estas haciendo.
EJERCICIO: Ponte a practicar la regla de los dos minutos ahora mismo y avalúa que tal te ha ido después de practicarlo un par de semanas.
