Las listas de tareas son el elemento más esencial de la productividad y a la vez el más sencillo de entender. Todos hemos hecho nuestra lista de la compra antes de ir al supermercado para no olvidarnos de nada. Pues el principio es tan apabullantemente sencillo que asusta. Tienes que tener tu propia lista de tareas. No solo para no olvidarte de las cosas, sino porque de propina, tu mente se encontrará más descansada. Intentar recordar las cosas produce una saturación mental, estrés y presión que debemos evitar. Así liberas tu mente sobre el asunto y te puedes encontrar más descansado y focalizado en otros asuntos.
Así que ten tu lista de tareas en una libreta o en un teléfono inteligente. La cuestión es que siempre esté contigo. Porque no va a servir de nada que vayas anotando tus tareas en post-it que van a quedar diseminados por todos lados.
En muchos lugares verás mencionar que hagas diferentes listas: Ahora, próximo, quizás, en espera, etc… Yo te sugiero tener solamente dos: Inbox y Revisión.
La cuestión es poner en Revisión todo lo que entra (acción, idea o pensamiento) en tu día. Y cada noche depurar tu lista de Revisión desechando lo que no sirva después de haberlo meditado, poniendo en el calendario lo que tenga una fecha concreta, archivando en su correspondiente lugar la información que así lo amerite, y poniendo en Inbox lo que debas hacer al día siguiente. Pueden quedar cosas en revisión que ya analizarás el próxima día.
Supongamos que durante el día recibes las siguientes entradas, las cuales anotas todas en la lista de Revisión:
– A primera hora te encuentras con un amigo que hacía tiempo que no veías y te da su información de contacto.
– Más tarde recibes una orden de trabajo para hacer un mapa topográfico de la ciudad.
– Tu socio te avisa que tenéis que tener una reunión el próximo lunes a primera hora.
– Y en el almuerzo te acuerdas que tienes que comprar tinta para la impresora porque ya queda poca.
Todos estos inputs los añades a la lista revisión en el momento en que se han producido. Ya en la noche procesas la lista:
– La información de tu amigo la copias en la agenda de contactos y borras la tarea de la lista.
– La orden de trabajo del mapa la pasas a Inbox ya que en la mañana tendrás que trabajar en ello.
– Anotas la reunión en el calendario y borras la tarea de la lista.
– La compra de la tinta puede esperar por lo que la dejas en revisión.
EJERCICIO: Empieza ahora. Consigue tu lápiz y libretay no te despegues de ella. Si prefieres usar tu teléfono hay infinidad de aplicaciones To-Do que puedes utilizar tanto en Android como iOS. Practica al menos por una semana el uso de las listas de tareas antes de pasar al siguiente hábito.
